Pracownik przynosi orzeczenie o niepełnosprawności – co dalej?

Zgłoszenie przez pracownika orzeczenia o niepełnosprawności to moment, który może rodzić pytania i wątpliwości – zwłaszcza jeśli to pierwsza taka sytuacja w zespole. Dla pracodawcy to często nowy kontekst prawny, organizacyjny, ale też ludzki. Czy zmieni się zakres obowiązków? Czy potrzebne będą przystosowania? Jak zareaguje zespół?

Choć początkowo sytuacja może wywołać niepewność, warto potraktować ten moment jako szansę – na budowanie kultury otwartości, zrozumienia i realnego wsparcia dla różnorodności w miejscu pracy.

Dlaczego pracownik decyduje się ujawnić orzeczenie?

Powodów jest wiele. Czasami pracownik miał orzeczenie już wcześniej, ale nie czuł się bezpiecznie, by o tym powiedzieć. Obawiał się stygmatyzacji, wykluczenia, zmiany w relacjach. Innym razem – orzeczenie pojawia się w wyniku pogarszającego się stanu zdrowia już w trakcie zatrudnienia. Tak czy inaczej, ten krok wymaga odwagi. To nie tylko formalność – to osobista historia, która niesie za sobą emocje, lęki, ale i nadzieję. Dlatego kluczowe jest, by w takim momencie okazać wsparcie i gotowość do rozmowy. Nie chodzi o litość, ale o empatyczne podejście i zrozumienie, że każdy z nas – wcześniej czy później – może potrzebować wsparcia.

Co oznacza to dla pracodawcy?

Z perspektywy przepisów prawa, pracodawca nie może traktować pracownika z orzeczeniem inaczej niż innych. Kodeks pracy i ustawa o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych jasno określają ramy działania.

Pracownicy z umiarkowanym lub znacznym stopniem niepełnosprawności mają prawo do skróconego czasu pracy – maksymalnie 7 godzin dziennie i 35 godzin tygodniowo – bez obniżenia wynagrodzenia. Przysługuje im także dodatkowa 15-minutowa przerwa wliczana do czasu pracy. Nie mogą być zatrudniani w porze nocnej ani w godzinach nadliczbowych, chyba że lekarz medycyny pracy wyrazi na to zgodę. Dodatkowo mają prawo do:

• 10 dni roboczych dodatkowego urlopu wypoczynkowego (po przepracowaniu pełnego roku od momentu przedłożenia orzeczenia);
• zwolnienia z pracy – z zachowaniem prawa do wynagrodzenia – w celu uczestnictwa w turnusie rehabilitacyjnym (do 21 dni roboczych, z czego 10 stanowić będą dni dodatkowego urlopu),
• wykonania w czasie pracy badań specjalistycznych, zabiegów leczniczych lub zaopatrzenia ortopedycznego, jeżeli nie można ich przeprowadzić poza godzinami pracy.

Oprócz zmian kodeksowych, w praktyce może być konieczne dostosowanie obowiązków lub zmiana stanowiska pracy do stanu zdrowia pracownika. Niekiedy oznacza to rezygnację z obowiązków wymagających dużej mobilności czy pracy fizycznej na rzecz bardziej analitycznych, administracyjnych lub zdalnych zadań. Pracownik, który wcześniej obsługiwał klientów w recepcji, może np. wspierać działania biura w zakresie telefonicznej obsługi lub dokumentacji. Osoba po urazie narządu ruchu może kontynuować zatrudnienie w modelu hybrydowym lub całkowicie zdalnym, jeśli charakter pracy na to pozwala.

Czy przystosowanie stanowiska jest obowiązkiem?

Tak, pracodawca ma obowiązek dostosować stanowisko pracy. Również w sytuacji, jeśli niepełnosprawność powstała w trakcie zatrudnienia. Pracodawca może wtedy otrzymać refundację kosztów dostosowania stanowiska pracy z PFRON, jeśli zobowiąże się utrzymać pracownika przez minimum 36 miesięcy. Przystosowanie może oznaczać zakup sprzętu, modyfikację przestrzeni lub inne rozwiązania wspierające efektywność i komfort pracy.

W wielu przypadkach wystarczą niewielkie korekty – inne ustawienie biurka, lampa z lepszym oświetleniem, krzesło ortopedyczne czy oprogramowanie wspierające osoby niedowidzące. To drobne zmiany, które często nie wymagają dużych nakładów finansowych, a potrafią znacząco podnieść komfort i efektywność pracy. Kluczowe jest tu indywidualne podejście – rozmowa z pracownikiem, analiza potrzeb i wspólne wypracowanie rozwiązań.

Co z zespołem?

Najczęstsze obawy dotyczą nie tylko przepisów, ale także relacji. Co powiedzą współpracownicy? Jak zareagują? Czy atmosfera się zmieni? Tu kluczowe jest wsparcie – zarówno formalne, jak i emocjonalne. Warto rozważyć zapewnienie zespołowi podstawowych informacji i narzędzi, które pomogą mu odnaleźć się w nowej sytuacji. Takie wsparcie może obejmować m.in.:

• krótkie szkolenie wewnętrzne z zakresu komunikacji inkluzywnej lub zasad współpracy z osobą z określoną niepełnosprawnością (np. słuchu, ruchu, z niepełnosprawnością psychiczną),
• stworzenie jasnych, prostych zasad współpracy i podziału obowiązków w zespole,
• wyznaczenie osoby kontaktowej (np. lidera zespołu lub ambasadora DEI), do której pracownicy mogą się zwrócić z pytaniami lub wątpliwościami.

Dobrym pomysłem jest również wspólne, dyskretne ustalenie – z osobą, której dotyczy zmiana – czy i w jaki sposób zespół powinien zostać poinformowany. Nie chodzi o ujawnianie szczegółów medycznych, ale o stworzenie przestrzeni do zrozumienia, otwartości i empatii. Odpowiednio poprowadzona rozmowa może zapobiec nieporozumieniom w zespole, a jednocześnie wzmocnić wzajemne zaufanie. To także szansa, by pokazać, że firma nie tylko mówi o wartościach, ale rzeczywiście je wdraża.

DEI – różnorodność, równość i włączenie w praktyce

Włączenie osób z niepełnosprawnością do zespołu to nie tylko obowiązek – to część szerszej idei, która zyskuje coraz większe znaczenie w środowisku pracy – DEI, czyli Diversity, Equity, Inclusion.

DEI to budowanie miejsca pracy, w którym każdy czuje się dostrzegany, doceniany i ma równe szanse na rozwój – niezależnie od swojej sytuacji czy cech osobistych. Różnorodność (diversity) nie jest problemem do rozwiązania – to potencjał do odkrycia. Równość (equity) to nie identyczne traktowanie, ale sprawiedliwość, która uwzględnia realne potrzeby. A inkluzywność (inclusion) to świadome budowanie przestrzeni, w której nikt nie czuje się „inny”.

Firmy, które inwestują w DEI, zyskują nie tylko reputację odpowiedzialnych społecznie. Budują zespoły bardziej odporne, twórcze i zaangażowane. I właśnie zatrudnianie osób z niepełnosprawnością może być jednym z etapów do stworzenia takiej kultury.

Korzyści finansowe

Zatrudnianie osób z niepełnosprawnością może również wiązać się z konkretnymi korzyściami finansowymi. Jeśli firma zatrudnia mniej niż 25 osób – może wnioskować o dofinansowanie do wynagrodzenia z Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON). Kwoty wsparcia zależą od stopnia niepełnosprawności i mogą wynosić nawet kilka tysięcy złotych miesięcznie. Więcej szczegółów na ten temat pisaliśmy w artykule: Aktualne kwoty dofinansowania wynagrodzeń pracowników z niepełnosprawnościami.

Większe firmy – zatrudniające powyżej 25 osób – są zobowiązane do osiągnięcia wskaźnika 6% zatrudnionych osób z niepełnosprawnościami. Jeśli tego nie robią, muszą płacić comiesięczne składki do PFRON – nawet kilkadziesiąt tysięcy złotych miesięcznie. Zatrudnienie jednej osoby z orzeczeniem zmniejsza tę wpłatę o ponad 3400 zł (stan na dzień 5 maja 2025 r.). To realna oszczędność, ale też – inwestycja w stabilny, różnorodny zespół.

Co, jeśli pracownik zmieni zdanie?

Nie każda decyzja podjęta raz – jest decyzją na zawsze. To szczególnie ważne w kontekście ujawnienia niepełnosprawności. Zdarza się, że pracownik, który wcześniej zdecydował się na przekazanie orzeczenia o niepełnosprawności, po jakimś czasie – z różnych powodów – chce je wycofać z dokumentacji kadrowej. Może być to związane z poprawą stanu zdrowia, potrzebą większej prywatności albo zmianą sytuacji życiowej.

Warto wiedzieć, że taka decyzja leży wyłącznie po stronie pracownika. Nie ma przepisów, które zakazywałyby cofnięcia orzeczenia – nawet jeśli jest ono nadal ważne. Pracodawca ma obowiązek uszanować tę wolę.

To kolejny moment, w którym buduje się relacja oparta na wzajemnym zaufaniu. Otwartość i elastyczność pracodawcy w takich sytuacjach pokazują, że traktuje on swojego pracownika nie jako „beneficjenta formalności”, ale jako człowieka z indywidualną historią. A to – w dłuższej perspektywie – buduje lojalność, zaangażowanie i autentyczne poczucie bezpieczeństwa w zespole.

Zaufanie buduje organizację

To, co najważniejsze w całym procesie, to zaufanie. Pracownik, który dzieli się tak osobistą informacją, daje jasny sygnał: „Ufam ci”. A od tego momentu wszystko zależy od tego, jak na to zareagujemy. Czy stworzymy przestrzeń, w której poczuje się bezpiecznie? Czy potraktujemy to jako problem – czy jako możliwość?

Zatrudnianie osób z niepełnosprawnościami to nie gest charytatywny. To świadome budowanie organizacji, w której każdy – niezależnie od sytuacji życiowej – może wnieść coś wartościowego. A to, co wnoszą osoby z orzeczeniem, często okazuje się bezcenne.